Como preparar um evento – Parte 3

O contato e o briefing já aconteceram (parte 1) e o cliente aceitou o orçamento (parte 2). Até aqui foi tudo tranquilo e agora começa o trabalho de chef. É a situação de fazer, então a dica é planejar para previnir e acontecer.

Parte 3 – O planejamento

No começo a cabeça fica cheia de idéias e antes de “botar a mão na massa” é preciso colocar tudo em ordem. Nesta parte o cardápio já foi definido então:

1 – Liste todas as tarefas a serem feitas do cardápio num papel – esta técnica é chamada de brain-storming.

2 – Divida as tarefas em categorais separadas por necessidades, (seguem exemplos):

  • fichas-técnicas: pratos e modo de preparo;
  • lista de compras: lista de todos os ingredientes para o cardápio;
  • utensílios: material para produção;
  • contatos fornecedores: mantenha sempre atualizado, nome, assunto, telefone, site, emails;
  • contatos equipe: mantenha sempre atualizado com nomes, telefones, emails dos chefs, auxiliares, graçons, manobristas;
  • Roteiro do evento: chegada para preparo, chegada da equipe, hora do canapé, discurso do evento/ parabéns, hora do jantar, limpeza,…
  • Por fim o Check list com um cronograma: liste o que deve ser feito e dê prazos para que aconteçam;

Tome tempo planejando, pois assim diminue os riscos de erros e surpresas.

3 – O orçamento está na mão e a lista está feita, é hora de seguir em frente e fazer as ligações, visitar os fornecedores e confirmar com a equipe. E por isso de agora em diante, mantenha um bloco de anotações, pois cada momento pode haver mudanças e nada pode ficar de fora, cada negociação, cada valor de compra – anote para não esquecer. Fique em contato com o seu cliente, informe que está tudo correndo bem.

3 – Reveja o checklist e o roteiro várias vezes para ter certeza de que tudo está indo bem e nada seja esquecido;

O evento se aproxima e o checklist foi visto e revisto assim como o roteiro. Todos da equipe estão confirmados? Lembre-se: não faz mal e só fortalece a confimração no dia que antecede o evento – religue-os e confirme se eles sabem do local, dos uniformes, material de uso pessoal e do horário.

A impressão de que está faltando alguma coisa é normal nos primeiros eventos, mas se for o caso de sentir-se mais seguro, revise suas listas novamente.

Se tiver feito isto pode-se começar com a lista de Mise en place que será o assunto do próximo post – parte 4.

Segue todos os partes abaixo:

Abraços e bom trabalho,

chef alemão Heiko Grabolle.

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7 Respostas para “Como preparar um evento – Parte 3

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