Como preparar um evento – Parte 5

Para quem não tem muita experiência com eventos uma constante preocupação é se não foi esqucido nada. Ingredientes para um prato, bufê, funcionários, lista de mise en place, entre outras coisas. Mesmo verificando centenas de vezes pode acontecer um erro, uma mudança, uma situação, um imprevisto, o chef precisa estar convincente e manter a postura profissional e resolver.

Parte 5 – o evento

Este post poderá ser o mais longo de todas as etapas. Chegando no local, comunique o cliente que chegou e reconfirme como será feito o pagamento, lembre-se que você terá funcionários e eventuais fornecedores para pagar durante o dia.

Até aqui tudo está indo bem, as compras foram feitas, os auxiliares estão todos a postos e trabalhando e quanto mais vai passando o tempo, mais a cozinha deve se ajustar para a hora do evento. Na minha experiência já percebi que este é o momento de um eventual stress. É nesta hora que qualquer coisa fora da rota pode desconcertar a equipe ou o chef, para isso o chef deve estar calmo e atento, pois é ele quem deverá orientar todos a uma solução.

E então, os convidados estão chegando e é comum sentir um certo nervoso e frio na barriga, pois o clima é de ansiedade tanto dos convidados quanto do cliente e isso reflete no ambiente.

Mas será que vai dar tudo certo? Será que temos bebida e comida suficiente? Os garçons estão atendendo bem?  Dica de experiência: Fique calmo! Ninguém precisa de um chef nervoso e stressado! Para estes momentos existem alguns métodos para a situação ficar sob controle. Segue abaixo:

– Quando preparar o planejamento e elaborar a lista de Mise em place, planeje de forma que tudo fique pronto com uma hora de antecedência;
– Fique concentrado e acompanhe o seu chek-list de tempos em tempos;
– Se tudo estiver pronto (ou não) marcar um horário com os seus funcionários e faça uma reunião antes do evento começar e os motive!
  • Se a equipe for nova re-apresente todos;
  • Apresente a situação do check-list e chame a atenção aos detalhes;
  • Verifique se todos jantaram/almoçaram, tem o uniforme pronto e limpo,  e se lavaram novamente as mãos e unhas, etc.
  • Confirme novamente as posições de cada um e exiplique a necessidade de se portarem no salão e na cozinha nesta hora;
  • E por fim agradeça a todos e os desejem um bom evento;

Dica para estas reuniões: esteja preparado e fale com objetividade e alto. Nada de enrolar ou dar discursos!

Se todos estiverem em seus postos, verifique novamente o mise en place e ponha pressão no horário. Se, por exemplo o jantar (bufê) for marcado para as 20:00 deixe tudo pronto um pouco antes.

E este é o grande momento, faça valer tudo o que você e seus auxiliares fizeram até agora. Acompanhe o início do bufê, verifique como os clientes estão reagindo, faça ajustes se for necessário – observe!

Dicas finais para durante o evento:

  • Verifque a comida constantemente;
  • Crie back ups do mise en place;
  • Deixe um cozinheiro e/ou um garçom responsável para lhe informar constantemente sobre a situação de estoque (comida, bebida, gelo, …);
  • Mantenha contato com a pessoa que te contratou.

Com o tempo você terá uma equipe mais eficiente e responsável.

Mais uma dica, para os primeiros eventos invista e contrate pessoas a mais e faça um (ou dois) o responsável para te ajudar. Pois ninguém faz um evento sozinho! Caso deu mesmo assim problemas, reúna as pessoas para analisar as situações e possíveis soluções. Com o tempo você terá uma equipe mais eficiente e responsável. Certas situações precisam ser estudadas e a experiência ajuda.

Conforme a sua auto-confiança, a situação e o comportamento dos clientes é bacana manter um contato com o público. Seja visível na festa, mas lembre-se de que seu uniforme deve estar impecávelmente branco e passado, usar um chapéu de chef, uma calça social (preta) e sapatos limpos, etc., pois você está representando a cozinha e sua marca.

Acredito que este é um bom caminho para criar um evento de qualidade!!!

O evento está acontecendo e você deve pensar na limpeza – parte 6.

Segue todos os partes abaixo:

Bom trabalho e até mais,

abraços

Chef alemão Heiko Grabolle.

6 Respostas para “Como preparar um evento – Parte 5

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